9 Hợp Đồng Chụp Kỷ Yếu: Mẫu Chuẩn + Các Điều Khoản “Cứu” Lớp Khỏi Phát Sinh

Hướng dẫn làm hợp đồng chụp kỷ yếu rõ ràng, tránh phát sinh. Tặng mẫu hợp đồng chụp ảnh kỷ yếu tham khảo + gợi ý đơn xin chụp ảnh kỷ yếu cho nhà trường, giúp buổi chụp minh bạch và an tâm.

Kỷ yếu là một trong những khoản chi lớn nhất của cả lớp, lại liên quan đến nhà trường, phụ huynh, lịch học và thời tiết. Vì vậy, chỉ cần “thỏa thuận miệng” hoặc chốt bằng vài tin nhắn là rất dễ xảy ra rủi ro: chụp không đúng concept, thiếu ảnh tập thể, phát sinh phí thêm giờ, kéo dài thời gian trả ảnh, hoặc nặng hơn là tranh cãi về quyền lợi khi dời lịch. Lúc đó, điều mọi người cần không phải lời hứa, mà là một hợp đồng chụp kỷ yếu rõ ràng để bảo vệ cả hai phía: lớp biết mình được gì – trả gì; còn ekip/studio có căn cứ để triển khai đúng kế hoạch.

Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu một hợp đồng kỷ yếu “chuẩn” cần có gì, nên ghi thế nào để dễ hiểu, và đâu là những điều khoản quan trọng nhất để tránh phát sinh. Mình cũng đưa mẫu hợp đồng chụp ảnh kỷ yếu dạng tham khảo theo kiểu dễ điền, đồng thời gợi ý đơn xin chụp ảnh kỷ yếu để lớp làm việc với nhà trường thuận lợi hơn. Nếu lớp bạn đang chuẩn bị mùa kỷ yếu, đọc xong bài này sẽ chốt được hợp đồng nhanh hơn và yên tâm hơn rất nhiều.

Nhiều lớp nghĩ hợp đồng chỉ cần khi làm việc với công ty lớn, còn chụp kỷ yếu thì “quen biết” hoặc “team bạn giới thiệu” là đủ. Nhưng thực tế, kỷ yếu có rất nhiều thứ dễ thay đổi vào phút chót: mưa, trễ lịch học, thiếu người, đổi concept, đổi địa điểm, đổi trang phục, phát sinh thêm makeup, thêm phông, thêm giờ. Khi không có hợp đồng chụp ảnh kỷ yếu, mọi thay đổi đều dựa vào cảm tính, và lớp rất khó kiểm soát chi phí cũng như chất lượng đầu ra. Hợp đồng không làm buổi chụp “khô khan”, ngược lại nó giúp mọi người thoải mái hơn vì ai cũng hiểu rõ trách nhiệm của mình, tránh tình trạng đến ngày chụp mới tranh luận “cái này có trong gói không” hoặc “sao trả ảnh lâu vậy”.

Một hợp đồng chụp kỷ yếu tốt còn giúp lớp làm việc với phụ huynh và nhà trường dễ hơn. Khi phụ huynh hỏi “đặt dịch vụ có chắc không”, lớp có thể đưa hợp đồng ra để chứng minh cam kết. Khi nhà trường yêu cầu lịch trình, ekip, địa điểm, lớp có thể trích nội dung trong hợp đồng để xin phép. Tóm lại, hợp đồng không chỉ là giấy tờ, mà là “bản kế hoạch” của cả buổi kỷ yếu, giúp lớp giữ được kỷ luật, đúng timeline và đúng ngân sách.

ưu đãi giảm 50%

Với lớp, hợp đồng là “lá chắn” cho 3 thứ quan trọng: chất lượng ảnh, thời gian trả ảnh và chi phí phát sinh. Ví dụ, hợp đồng ghi rõ số lượng ảnh bàn giao, hạng mục chụp (tập thể/nhóm/cá nhân), số concept, số địa điểm, thời lượng chụp, và thời gian trả file. Khi có mốc rõ, lớp sẽ tránh tình trạng “trả ảnh hẹn miệng” rồi kéo dài. Hợp đồng cũng ghi rõ phát sinh như thêm giờ, thêm địa điểm, thêm concept, thêm retouch… để lớp chủ động quyết định trước chứ không bị “đưa giá” vào phút chót.

Còn với ekip/studio, hợp đồng giúp họ làm việc chuyên nghiệp và tránh rủi ro “lớp đổi lịch liên tục”, “thiếu người chụp”, hoặc “không thanh toán đúng hạn”. Vì vậy, một hợp đồng chụp ảnh kỷ yếu công bằng là hợp đồng có quyền – nghĩa vụ rõ cho cả hai bên. Khi cả hai phía đều được bảo vệ, buổi chụp sẽ nhẹ nhàng hơn, ít drama hơn và chất lượng ảnh cũng thường tốt hơn vì ekip tập trung làm nghề thay vì giải thích – thương lượng.

Không phải trường hợp nào cũng bắt buộc hợp đồng đóng dấu, nhưng nếu lớp chụp quy mô lớn (nhiều lớp, nhiều ngày), có phụ huynh tham gia, hoặc làm việc thông qua ban giám hiệu/đoàn trường thì bạn nên ưu tiên hợp đồng có thông tin pháp lý rõ ràng. Đặc biệt, nếu lớp đặt dịch vụ trọn gói gồm trang phục, makeup, đạo cụ, quay video, in ấn… thì hợp đồng càng cần chi tiết hơn vì nhiều hạng mục dễ phát sinh. Một số trường yêu cầu văn bản rõ ràng để cho phép chụp trong khuôn viên; lúc này hợp đồng có dấu hoặc ít nhất có thông tin đơn vị – người đại diện – số điện thoại – điều khoản trách nhiệm sẽ khiến quá trình xin phép thuận lợi hơn.

Ngoài ra, hợp đồng pháp lý rõ còn giúp lớp yên tâm về quyền sử dụng hình ảnh: ảnh kỷ yếu liên quan đến học sinh, đôi khi có trẻ vị thành niên, nên cần thỏa thuận rõ việc studio có được đăng ảnh làm truyền thông hay không. Với những lớp muốn riêng tư, việc ghi điều khoản này ngay trong hợp đồng kỷ yếu là cách “chặn rủi ro” từ đầu, tránh khó xử về sau.

đặt lịch ngay

Một mẫu hợp đồng chụp ảnh kỷ yếu không cần quá dài, nhưng nhất định phải đủ các mục cốt lõi. Nếu bạn làm thiếu, rủi ro thường nằm ở chỗ “mơ hồ”: mơ hồ về phạm vi công việc, mơ hồ về thời gian, mơ hồ về bàn giao và mơ hồ về chi phí phát sinh. Hợp đồng tốt là hợp đồng đọc một lần là hiểu ngay: chụp ở đâu, chụp bao lâu, chụp những gì, bao nhiêu người, bàn giao gì, khi nào bàn giao, thanh toán ra sao, và nếu đổi kế hoạch thì xử lý thế nào.

Dưới đây là các mục quan trọng lớp nên có trong hợp đồng chụp kỷ yếu. Bạn có thể dùng như khung chuẩn để điền nhanh, không cần văn phong pháp lý quá nặng. Quan trọng là ghi cụ thể bằng con số và mốc thời gian. Ví dụ: “trả ảnh trong 10–15 ngày”, “chụp 2 concept”, “1 địa điểm + 1 studio”, “thời lượng 5 tiếng”, “bàn giao X ảnh chỉnh màu + Y ảnh retouch”, “video highlight dài Z phút”… Càng cụ thể, càng ít tranh cãi.

Nếu chỉ được chọn 4 thứ để ghi thật kỹ trong hợp đồng chụp ảnh kỷ yếu, đó là: phạm vi chụp, thời lượng chụp, đầu ra bàn giao, và thời gian trả. Phạm vi chụp là chụp gì: ảnh tập thể, ảnh tổ/nhóm, ảnh cá nhân, áo dài, áo cử nhân, chụp lớp trong lớp học hay ngoại cảnh. Thời lượng chụp là tổng thời gian ekip có mặt và bắt đầu tính giờ từ lúc nào (đến nơi hay bấm máy). Đầu ra bàn giao phải rõ: số ảnh chỉnh màu, số ảnh retouch kỹ, định dạng file (JPG/PNG), độ phân giải, cách nhận (Drive/link), có in ấn không. Và thời gian trả ảnh phải có mốc: trả ảnh preview sau bao lâu, trả ảnh final sau bao lâu, nếu trễ thì có chính sách gì.

Nhiều lớp gặp vấn đề “đợi ảnh quá lâu” chính là vì không ghi mốc thời gian rõ. Ngược lại, cũng có ekip bị ép timeline vô lý vì lớp không thống nhất trước. Khi bạn ghi rõ những điều này, hợp đồng kỷ yếu sẽ trở thành “kim chỉ nam” cho cả buổi chụp, giúp mọi thứ chạy đúng tiến độ.

Phát sinh là thứ làm lớp “đau đầu” nhất, vì nó thường xảy ra đúng ngày chụp: thêm giờ vì lớp trễ, thêm địa điểm vì muốn “đổi vibe”, thêm concept vì thấy đẹp quá, hoặc thêm retouch vì muốn ai cũng hoàn hảo. Nếu không có bảng giá phát sinh ngay trong mẫu hợp đồng chụp ảnh kỷ yếu, lớp sẽ khó thương lượng vì lúc đó ekip đã làm việc, lớp lại đang muốn chụp tiếp. Cách ghi tốt là đưa ra đơn giá phát sinh rõ: thêm 1 giờ là bao nhiêu, thêm 1 địa điểm là bao nhiêu, thêm 1 concept là bao nhiêu, retouch thêm 1 ảnh là bao nhiêu, phí makeup/hỗ trợ trang phục phát sinh thế nào.

Dời lịch cũng cần ghi rõ: dời trước bao nhiêu ngày thì miễn phí, dời sát ngày thì tính phí thế nào, trường hợp bất khả kháng như mưa lớn thì xử lý ra sao. Khi điều khoản dời lịch rõ, lớp sẽ tránh tình trạng “mất cọc” vì hiểu nhầm, còn ekip cũng tránh việc “giữ lịch mà không chắc chốt”. Đây là phần không thể thiếu nếu bạn muốn hợp đồng chụp kỷ yếu thật sự giúp lớp an tâm.

Trong các dự án kỷ yếu, Trạm Thanh Xuân luôn ưu tiên hợp đồng rõ ràng để lớp và phụ huynh yên tâm: ghi cụ thể số concept, lịch trình chụp, phạm vi bàn giao, mốc trả ảnh và điều khoản phát sinh minh bạch. Ekip hỗ trợ điều phối lớp để chụp nhanh mà vẫn tự nhiên, đồng thời AI hỗ trợ chỉnh sáng – chỉnh màu riêng cho học sinh giúp album đồng bộ, hạn chế “lệch tông” giữa các bạn. Quy trình làm việc có hợp đồng đóng dấu pháp lý đầy đủ và thương hiệu đã đăng ký ®, giúp nhà trường dễ xét duyệt và lớp an tâm khi triển khai mùa kỷ yếu.

Ngoài hợp đồng với studio/ekip, nhiều trường còn yêu cầu lớp nộp đơn xin chụp ảnh kỷ yếu (hoặc đơn đề nghị) để đảm bảo trật tự, an toàn và không ảnh hưởng giờ học. Lý do rất đơn giản: chụp kỷ yếu thường đông người, có đạo cụ, có di chuyển nhiều khu vực, dễ gây ồn hoặc ảnh hưởng các lớp khác nếu không quản lý. Vì vậy, đơn xin phép giúp nhà trường nắm lịch trình và có phương án hỗ trợ, đồng thời lớp cũng tránh bị nhắc nhở vào phút chót.

Một mẹo giúp đơn xin phép “được duyệt nhanh” là đính kèm thông tin từ hợp đồng kỷ yếu: ngày giờ chụp, địa điểm cụ thể trong trường, danh sách ekip (tên/điện thoại), cam kết giữ vệ sinh – trật tự – an toàn, và phương án xử lý nếu trời mưa. Khi nhà trường thấy lớp làm việc bài bản, họ sẽ dễ đồng ý hơn. Đơn xin phép cũng nên ghi rõ lớp chịu trách nhiệm thu dọn đạo cụ, không sử dụng các vật gây nguy hiểm, không ảnh hưởng khu vực học tập, và tuân thủ hướng dẫn của giám thị/bảo vệ.

Một đơn xin chụp ảnh kỷ yếu thường cần 5 ý: (1) thông tin lớp – giáo viên chủ nhiệm, (2) thời gian chụp, (3) khu vực xin phép chụp (sân trường, hành lang, lớp học, cổng…), (4) đơn vị/ekip chụp và người liên hệ, (5) cam kết giữ trật tự – vệ sinh – không ảnh hưởng giờ học. Bạn không cần viết dài, nhưng phải ghi cụ thể ngày giờ và khu vực. Nếu lớp chụp nhiều set trong trường, hãy liệt kê theo thứ tự để giám thị dễ theo dõi. Cũng nên xin phép phương án dự phòng như chuyển sang studio nếu mưa hoặc chụp sau giờ học để tránh ảnh hưởng.

Điểm “ăn điểm” là đoạn cam kết: lớp tự quản, có ban điều phối, thu dọn rác, không dán băng keo lên tường/bảng, không đốt/không dùng vật liệu gây bẩn… Những câu cam kết này khiến nhà trường an tâm và thường duyệt nhanh hơn. Và khi bạn có hợp đồng chụp ảnh kỷ yếu rõ, việc viết đơn cũng dễ hơn vì mọi thông tin đã được chốt sẵn.

Kỷ yếu có yếu tố nhạy cảm ở quyền hình ảnh, vì album thường có mặt học sinh và đôi khi có phụ huynh tham gia. Vì vậy, khi ký hợp đồng chụp kỷ yếu, lớp nên thỏa thuận rõ studio có được đăng ảnh làm truyền thông hay không, đăng ở phạm vi nào, và có cần xin phép từng cá nhân không. Nếu lớp muốn riêng tư, hãy ghi điều khoản “chỉ dùng nội bộ, không đăng công khai” để tránh tranh cãi về sau.

Ngoài ra, nên ghi rõ cách bàn giao file: link Drive, thời gian link tồn tại, có backup không, có bàn giao ảnh gốc không. Với phụ huynh, nếu có người chụp cùng, lớp nên thông báo trước về outfit và thời gian để phụ huynh chuẩn bị, tránh buổi chụp bị kéo dài. Những chi tiết tưởng nhỏ này lại là thứ quyết định buổi chụp có “mượt” hay không. Và khi mọi thứ đã đưa vào mẫu hợp đồng chụp ảnh kỷ yếu, bạn sẽ thấy quá trình triển khai nhẹ nhàng hơn rất nhiều vì ít phải giải thích, ít phát sinh, ít hiểu nhầm.

Một mùa kỷ yếu vui và trọn vẹn không chỉ đến từ ảnh đẹp, mà đến từ cách lớp chuẩn bị: chốt concept rõ, timeline rõ và đặc biệt là có hợp đồng chụp kỷ yếu minh bạch để tránh rủi ro. Khi bạn có hợp đồng chụp ảnh kỷ yếu đầy đủ điều khoản bàn giao – thời gian trả – phát sinh – dời lịch, lớp sẽ chủ động ngân sách và yên tâm tận hưởng ngày chụp. Đồng thời, chuẩn bị thêm đơn xin chụp ảnh kỷ yếu sẽ giúp làm việc với nhà trường thuận lợi hơn, tránh bị động vào phút chót. Trạm Thanh Xuân hân hạnh đồng hành cùng các bạn lưu giữ thanh xuân ấy.

Trạm cảm xúc, trạm kỷ niệm.

Nếu lớp bạn muốn một quy trình làm việc chuyên nghiệp, hợp đồng rõ ràng và lịch trình chụp tối ưu để không phát sinh, Trạm Thanh Xuân sẵn sàng hỗ trợ tư vấn và triển khai kỷ yếu trọn gói.

🎓 Ưu đãi mùa kỷ yếu: Tặng 1 concept khi đặt 1 concept, miễn phí toàn bộ trang phục cho lớp, miễn phí GVCN & người thân chụp cùng, hỗ trợ thử đồ tận nơi – nhận đồ trước ngày chụp, giảm 50% khi đặt lịch sớm.
✅ AI hỗ trợ chỉnh ảnh học sinh (chỉnh sáng – chỉnh màu) để album đồng bộ, tự nhiên.
✅ Có hợp đồng đóng dấu pháp lý đầy đủ, quy trình minh bạch.
✅ Thương hiệu đã đăng ký nhãn hiệu ® để tăng uy tín khi làm việc với nhà trường.